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設(shè)備與工具
我們都希望提高工作效率，并提高我們的時(shí)間管理技能。不幸的是，盡管時(shí)間管理理論上很簡(jiǎn)單，但將其付諸實(shí)踐并不總是一個(gè)容易理解的概念。這需要知識(shí)，精力和紀(jì)律。這里有七個(gè)關(guān)鍵的時(shí)間管理技能，可以提高您的時(shí)間管理能力并大幅度提升你的生產(chǎn)力。
我們不能使您更加努力地工作或變得更有紀(jì)律，但是我們可以為您提供提高生產(chǎn)力所需的知識(shí)。在本文中，您將學(xué)習(xí)七種關(guān)鍵的時(shí)間管理技能，這些技能可以用來(lái)提高您今天的生產(chǎn)率。
至少不是傳統(tǒng)意義上的-首先我們不能放慢或加快它的通過(guò)；我們只能用自己的時(shí)間來(lái)控制自己的工作。這看起來(lái)似乎很明顯，但是值得注意。
有效的時(shí)間管理不是對(duì)時(shí)間的適當(dāng)管理，而是對(duì)自我的適當(dāng)管理。我們花費(fèi)時(shí)間的方式最終將決定我們的生產(chǎn)力（或沒(méi)有生產(chǎn)力）。
您還需要了解，生產(chǎn)力不是通過(guò)一個(gè)特定的技能來(lái)實(shí)現(xiàn)的。成功結(jié)合了多種最佳實(shí)踐。本文的其余部分將解釋七種基本的時(shí)間管理技巧，以及如何利用它們提高工作效率。?
7項(xiàng)關(guān)鍵的時(shí)間管理技能。
使用這七個(gè)關(guān)鍵的時(shí)間管理技巧，以提高你今天的工作效率。
即使下面的時(shí)間管理技巧小的改進(jìn)將提高生產(chǎn)力水平。我們鼓勵(lì)您學(xué)習(xí)這些技術(shù)，并開(kāi)始將其應(yīng)用到日常工作中。
1、了解你的目標(biāo)
成功的時(shí)間管理始于設(shè)定目標(biāo)。我們無(wú)法控制時(shí)間流逝的速度，但是我們可以決定每天如何度過(guò)24小時(shí)。最有生產(chǎn)力的人就是那些知道如何將每一秒都計(jì)入自己的目標(biāo)的人。
您想達(dá)到什么目的？清楚地了解您的目標(biāo)將大大增加您達(dá)成目標(biāo)的機(jī)會(huì)。因此，不要著急此過(guò)程。真正考慮您想要什么，何時(shí)需要以及如何實(shí)現(xiàn)它。然后根據(jù)SMART框架制定目標(biāo)：
智能計(jì)時(shí)管理框架。
具體：目標(biāo)越具體，您越有可能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
可衡量的：可衡量的目標(biāo)使您可以評(píng)估進(jìn)度并確定何時(shí)完成計(jì)劃要做的事情。您可以通過(guò)在旅程的各個(gè)階段設(shè)置里程碑來(lái)衡量目標(biāo)。
可實(shí)現(xiàn)的：您的目標(biāo)必須可實(shí)現(xiàn)。這意味著它們既需要人為因素，又要對(duì)您足夠重要，以完成實(shí)現(xiàn)它們所需的工作。為了獲得想要的東西，您可能需要發(fā)展新技能，或投入更多時(shí)間。你愿意這樣做嗎？
相關(guān)性：您的每個(gè)目標(biāo)都需要在您的生活和職業(yè)的更廣泛背景下變得有意義。除非您的主要人生使命是開(kāi)始自己的生意，否則成為公司的CMO是一個(gè)偉大的目標(biāo)。
定時(shí)：最后，您的目標(biāo)需要有時(shí)間限制。盡力為您希望完成的每件事設(shè)定現(xiàn)實(shí)的時(shí)間表。您想在公司經(jīng)營(yíng)部門(mén)，成為全球品牌的雇員，創(chuàng)辦公司嗎？太好了，什么時(shí)候？時(shí)間范圍將幫助您保持進(jìn)度。
2、了解自己
知道何時(shí)才能最好地工作是您擁有的最有價(jià)值的時(shí)間管理技能之一。對(duì)于某些人來(lái)說(shuō)，這是早晨的第一件事。其他人在晚上更有生產(chǎn)力。只要您能夠優(yōu)化計(jì)劃以適應(yīng)自然趨勢(shì)，這兩種方法都沒(méi)有錯(cuò)。
您的工作環(huán)境也應(yīng)考慮在內(nèi)。您是否需要完全的沉默和整潔的辦公桌才能發(fā)揮出最好的效果？也許更混亂的環(huán)境（例如咖啡店）更適合您。同樣，沒(méi)有正確或錯(cuò)誤的工作方式。這是關(guān)于發(fā)現(xiàn)自己的個(gè)人喜好，并使自己處于成功的最佳位置。
顯然，您可以更改工作時(shí)間表和環(huán)境的限制。您的老板可能不支持您在辦公室外工作。您的家庭生活可能使您無(wú)法工作到深夜。只要盡力協(xié)調(diào)個(gè)人傾向與工作，您的時(shí)間管理技能就會(huì)蓬勃發(fā)展。
3、優(yōu)先處理您的待辦事項(xiàng)清單
至此，您知道了希望實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)以及個(gè)人最佳工作方式。現(xiàn)在，您需要確定待辦事項(xiàng)列表上的任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。
許多人犯了這樣的錯(cuò)誤：僅僅根據(jù)需要來(lái)組織任務(wù)。但是，有效的時(shí)間經(jīng)理會(huì)首先分析每項(xiàng)工作，并剔除那些不會(huì)幫助他獲得成功的工作。不要在毫無(wú)價(jià)值的任務(wù)上浪費(fèi)一秒鐘的時(shí)間。
為此，我們建議使用艾森豪威爾（Eisenhower）框，該框?qū)⒚總€(gè)任務(wù)分為以下四個(gè)類(lèi)別之一：
寫(xiě)下您的任務(wù)可以幫助進(jìn)行時(shí)間管理
艾森豪威爾時(shí)間管理：如何提高工作效率
A：重要而緊急
這些任務(wù)對(duì)于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)至關(guān)重要，需要立即關(guān)注。例如，回復(fù)客戶服務(wù)電子郵件將幫助您發(fā)展業(yè)務(wù)，這使任務(wù)變得很重要。如果您的客戶沒(méi)有及時(shí)收到答復(fù)，他們可能會(huì)變得不耐煩，并將您的業(yè)務(wù)推給您的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手之一，這也使您需要緊急響應(yīng)。
?B：重要但不緊急
這些任務(wù)將極大地幫助您實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，而無(wú)需您立即關(guān)注。例如，實(shí)施新的電子郵件營(yíng)銷(xiāo)策略可以幫助您發(fā)展業(yè)務(wù)，這非常重要。但是，除非您當(dāng)前的努力將客戶趕走，否則就不會(huì)認(rèn)為此任務(wù)很緊急。
C：緊急但不重要
通常會(huì)優(yōu)先考慮屬于此類(lèi)的任務(wù)?，F(xiàn)在必須完成它們，這樣我們的自然傾向就是首先完成它們，無(wú)論它們的重要性如何。例如，應(yīng)答來(lái)自未列出號(hào)碼的電話是緊急但不重要的任務(wù)。這很緊急，因?yàn)槿绻唤勇?tīng)電話，您將無(wú)法與呼叫者通話。但是，在大多數(shù)情況下，這并不重要。
D：無(wú)論是緊急或重要
不緊急或不重要的任務(wù)可能包括不斷檢查電子郵件，設(shè)計(jì)新的支持表格或設(shè)置社交媒體支持。這些活動(dòng)沒(méi)有錯(cuò)，但是只有在待辦事項(xiàng)列表上的所有其他工作都已完成時(shí)，才應(yīng)完成它們。
您需要的技能中的此矩陣說(shuō)明了完成這四個(gè)任務(wù)的順序。查看待辦事項(xiàng)清單，然后將每個(gè)項(xiàng)目分成以下四個(gè)框之一。然后以適當(dāng)?shù)捻樞蛲瓿勺鳂I(yè)。
每個(gè)任務(wù)都可以根據(jù)其重要性和緊迫性進(jìn)行劃分。
4、消除多任務(wù)
您已經(jīng)看過(guò)研究并聽(tīng)到了結(jié)果：多任務(wù)實(shí)際上降低了生產(chǎn)率。原因與人腦集中注意力的能力有關(guān)。研究人員說(shuō)，一旦他們分心了，我們的思想平均需要花費(fèi)23分鐘來(lái)重新集中注意力。
如果您經(jīng)常在任務(wù)之間來(lái)回切換，那么您就永遠(yuǎn)不會(huì)花時(shí)間將精力集中在手頭的項(xiàng)目上。這會(huì)導(dǎo)致工作質(zhì)量低下，工作滿意度降低，甚至精疲力盡。
要提高您的時(shí)間管理技能，請(qǐng)嘗試單任務(wù)。單任務(wù)處理是一次只專注于一件事的行為。
多任務(wù)實(shí)際上可能會(huì)阻礙時(shí)間管理
5、排除雜念
進(jìn)一步利用最后一個(gè)技巧時(shí)，在花費(fèi)大量腦力時(shí)，請(qǐng)避免干擾您的環(huán)境。注銷(xiāo)電子郵件（或使用Boomerang之類(lèi)的工具暫停收件箱），關(guān)閉電話，關(guān)閉辦公室的門(mén)，這是您需要做的一切，以防止大腦失去注意力。
無(wú)論您是否意識(shí)到，不斷的電子郵件更新或社交媒體通知都會(huì)使您無(wú)法盡力而為。您的大腦被拉向多個(gè)方向，以至于無(wú)法在峰值水平產(chǎn)生。因此，您的時(shí)間管理技能會(huì)有所幫助，并消除工作中的干擾。
此規(guī)則的一個(gè)例外可能是工作時(shí)聽(tīng)音樂(lè)。根據(jù)科學(xué)知識(shí)，某些類(lèi)型的音樂(lè)（例如古典音樂(lè)，環(huán)境音樂(lè)或其他無(wú)聲音樂(lè)）可以提高生產(chǎn)率。嘗試嘗試不同的音樂(lè)風(fēng)格，看看其中一種是否可以幫助您在工作時(shí)留在“區(qū)域”。
6、程序化管理
改善你的時(shí)間管理技能，另一種生活在21世紀(jì)意味著您可以使用令人驚嘆的、提高生產(chǎn)力的應(yīng)用程序。這里有一些值得嘗試的地方：
為了更好地跟蹤和分析您的時(shí)間，請(qǐng)使用Toggl。這個(gè)應(yīng)用程式可讓您輕松記錄自己在某些工作上花費(fèi)的時(shí)間。然后，您可以分析結(jié)果并發(fā)現(xiàn)需要改進(jìn)的地方。
為了更有效地管理項(xiàng)目，請(qǐng)使用Trello之類(lèi)的軟件，它是一種直觀的項(xiàng)目管理解決方案，以非常直觀的方式表示待辦事項(xiàng)列表。這種方法使任務(wù)優(yōu)先級(jí)相當(dāng)簡(jiǎn)單。
CloudApp允許您通過(guò)高清視頻屏幕錄制，個(gè)性化的網(wǎng)絡(luò)攝像頭視頻，帶注釋的屏幕截圖，GIF創(chuàng)建和屏幕捕獲來(lái)更有效地進(jìn)行通信。人腦處理視覺(jué)信息的速度比純文本快60,000倍。借助CloudApp，您可以利用這一優(yōu)勢(shì)，每周最多節(jié)省56個(gè)小時(shí)！
這些只是市場(chǎng)上一些提高生產(chǎn)力的應(yīng)用程序。花一些時(shí)間，找出哪種軟件最適合您的工作流程。
7、優(yōu)化時(shí)間管理
最后，重要的是要認(rèn)識(shí)到優(yōu)化您的時(shí)間管理技能不是一次性的事情。您需要不斷地分析自己，并尋求新的方法來(lái)提高生產(chǎn)率。你怎么會(huì)好起來(lái)？
也許您需要重新安排工作時(shí)間表以更好地適應(yīng)您的工作習(xí)慣。也許您應(yīng)該投資特定的技術(shù)。也許您只需要坐下來(lái)確定您真正想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。盡一切努力成為一名更好的時(shí)間管理員。最終，您所有的辛苦工作都會(huì)得到回報(bào)，您的工作效率會(huì)大大提高！?
提高您的時(shí)間管理技能。
通過(guò)實(shí)踐和奉獻(xiàn)可以提高您的時(shí)間管理技能。?通過(guò)掌握此博客文章中概述的七種技術(shù)，您可以提高時(shí)間管理技能。這將需要付出努力，但結(jié)果將是值得的。
首先確定目標(biāo)并了解個(gè)人最佳運(yùn)營(yíng)方式。這些是成為更好的時(shí)間管理員的關(guān)鍵的第一步。然后，使用隨附的矩陣正確地確定待辦事項(xiàng)列表上的各項(xiàng)的優(yōu)先級(jí)，一次只關(guān)注其中一項(xiàng)。您可以從工作環(huán)境中消除的干擾越多，越好。接下來(lái)，尋找技術(shù)工具來(lái)幫助您尋求更高的生產(chǎn)率。它們很多，但是CloudApp絕對(duì)是您應(yīng)該考慮的一個(gè)。最后，優(yōu)化您的日常習(xí)慣和日常工作以提高生產(chǎn)率。通過(guò)分析自己，可以更快地提高時(shí)間管理技能。
2025-08-28 11:13
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